La négociation dans le cadre du processus d’achat couvre la période allant de la première communication entre l’acheteur et le fournisseur jusqu’à la signature finale du contrat. La négociation peut être aussi simple que d’essayer d’obtenir une remise sur une boîte de gants de sécurité jusqu’aux complexités des grands achats d’équipement. Un professionnel des achats doit s’efforcer de réussir ses négociations avec les fournisseurs afin d’obtenir le meilleur prix aux meilleures conditions pour chaque article acheté.
Une base de fournisseurs plus restreinte et des contrats à long terme
Le processus de négociation est l’un des piliers de la chaîne d’approvisionnement. Le principale objectif de chaque entreprise est de minimiser les dépenses tout en réhaussant le pouvoir d’achat. Une bonne négociation des tarifs est donc plus bénéfiques, sans que la qualité de service proposée n’en soit pas affectée. Dans le passé, les entreprises disposaient d’une longue liste de fournisseurs auxquels elles achetaient différents articles, ce qui obligeait les ressources d’achat à consacrer un temps limité à la négociation des prix les plus bas. La meilleure solution disponible consistait à comparer les prix de liste des catalogues et à sélectionner le fournisseur sur la base de ces informations.
Les fournisseurs sont des partenaires
L’accent mis sur la négociation s’est éloigné du scénario du prix le plus bas pour s’orienter vers la négociation avec moins de vendeurs afin d’obtenir le prix le plus bas avec le meilleur service, la meilleure qualité et les meilleures conditions. L’objectif des entreprises était de réduire les dépenses globales plutôt que de négocier le prix le plus bas avec un grand nombre de fournisseurs, ce qui ne donnait pas le meilleur résultat global. Les contrats à long terme négociés avec une base de fournisseurs plus restreinte ont produit une relation de partenariat plus étroite entre l’acheteur et le fournisseur. La relation peut devenir moins conflictuelle, ce qui profite à l’acheteur et au fournisseur.
Négociation ou appel d’offres
Les services d’achat non gouvernementaux continuent de proposer à une série de fournisseurs préqualifiés une demande de devis (RFQ) pour les articles ou services qu’ils souhaitent acheter. Le processus d’appel d’offres peut produire une série d’offres et de conditions que le service d’achat évaluera et attribuera ensuite l’entreprise. Cela peut impliquer ou non une certaine forme de négociation. La plupart des affaires négociées porteront sur des articles ou des services qui ne sont pas nécessairement définissables par un appel d’offres. Le service d’achat et le vendeur négocieront plus qu’un prix.