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Le conseil en archivage<\/a> a pour r\u00f4le d’effectuer la r\u00e9daction de la charte d’archivage, l’audit du syst\u00e8me d’information, la r\u00e9alisation d’un plan de classement ou de tableaux de tri, la r\u00e9alisation de sensibilisation et la procuration des conseils pour conserver des documents en toute s\u00e9curit\u00e9. Le conseil en archivage s’occupe \u00e9galement de l’\u00e9valuation des besoins du prestataire, c’est-\u00e0-dire le recensement des cat\u00e9gories de documents \u00e0 traiter, l’\u00e9valuation de leurs volumes et des dur\u00e9es l\u00e9gales de conservation. Le conseil en archivage effectue aussi l’\u00e9tablissement d’un devis.<\/p>\nEn quoi consiste l’audit des archives ?<\/h2>\n
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L’archivage des dossiers au sein d’une entreprise ne consiste pas simplement \u00e0 conserver dans un lieu s\u00e9curis\u00e9 les documents. L’administration des archives exige au pr\u00e9alable la compr\u00e9hension de l’ensemble des n\u00e9cessit\u00e9s en archivage li\u00e9es \u00e0 l’activit\u00e9 de la soci\u00e9t\u00e9. C’est pour cela qu’il est essentiel d’effectuer ant\u00e9rieurement un audit d’archivage afin d’\u00e9tablir un plan de stockage et d’appliquer une politique d’archivage coh\u00e9rente. L’audit des archives consiste donc \u00e0 observer l’environnement de la soci\u00e9t\u00e9 et son contexte documentaire pour d\u00e9terminer la bonne politique d’archivage \u00e0 \u00e9tablir. Cet audit permet au final d’\u00e9tablir un plan d’organisation des archives permettant de cat\u00e9goriser les documents pour pouvoir les distinguer facilement en cas de besoin.<\/p>\n
Comment se d\u00e9roule un archivage proprement dit ?<\/h2>\n
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L’archivage de documents suit une proc\u00e9dure bien d\u00e9finie. D’abord, il y a l’audit et l’\u00e9tude du fonds des archives, ainsi que l’\u00e9valuation des besoins en mati\u00e8re de rangement, c’est-\u00e0-dire la d\u00e9termination de la typologie des archives, du volume de stockage, etc. Ensuite, il y a l’organisation de la proc\u00e9dure d’archivage ou l’inventaire sur le site. Apr\u00e8s se d\u00e9roule le triage des documents selon les dur\u00e9es de stockage l\u00e9gales. Puis, il y a la mise en container des archives s’il y a une externalisation ou la mise en d\u00e9p\u00f4t des archives dans des entrep\u00f4ts. \u00c0 noter que les archives peuvent \u00eatre restitu\u00e9es en cas de demande, mais elles seront aussi d\u00e9truites en fin de vie, en fonction des d\u00e9lais r\u00e9glementaires. L’archivage est une activit\u00e9 qui touche toute entreprise et elle doit \u00eatre bien encadr\u00e9e depuis le traitement des documents, en passant par le choix du support de stockage, ainsi que la mise en s\u00e9curit\u00e9 des documents jusqu’\u00e0 leur destruction. L’archivage doit \u00eatre bien pr\u00e9cis, r\u00e9gulier et organis\u00e9 pour permettre de retrouver rapidement n’importe quel dossier.<\/p>\n
Quels sont les diff\u00e9rents types d’archivage ?<\/h2>\n
Le conseil en archivage est une prestation qui consiste \u00e0 offrir au prestataire toutes informations essentielles \u00e0 l’\u00e9laboration du syst\u00e8me d’administration de ses archives et de son d\u00e9roulement. Cette prestation peut comprendre divers services.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":354,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[6],"tags":[],"_links":{"self":[{"href":"http:\/\/www.entreprenezenlorraine.fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/353"}],"collection":[{"href":"http:\/\/www.entreprenezenlorraine.fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"http:\/\/www.entreprenezenlorraine.fr\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"http:\/\/www.entreprenezenlorraine.fr\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"http:\/\/www.entreprenezenlorraine.fr\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=353"}],"version-history":[{"count":1,"href":"http:\/\/www.entreprenezenlorraine.fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/353\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":359,"href":"http:\/\/www.entreprenezenlorraine.fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/353\/revisions\/359"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"http:\/\/www.entreprenezenlorraine.fr\/wp-json\/wp\/v2\/media\/354"}],"wp:attachment":[{"href":"http:\/\/www.entreprenezenlorraine.fr\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=353"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"http:\/\/www.entreprenezenlorraine.fr\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=353"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"http:\/\/www.entreprenezenlorraine.fr\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=353"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}![\"\"](\"http:\/\/www.entreprenezenlorraine.fr\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/archivage-type.jpg\")
Notez qu’il existe deux types d’archivage, dont l’archivage physique, c’est-\u00e0-dire le stockage des dossiers en papiers dans des espaces de rangement, et l’archivage num\u00e9rique qui consiste \u00e0 stocker les donn\u00e9es en ligne en toute s\u00e9curit\u00e9. Ces donn\u00e9es peuvent concerner l’organisation d’une soci\u00e9t\u00e9, sa gestion du personnel ou sa comptabilit\u00e9. Il peut aussi s’agir de donn\u00e9es consacr\u00e9es aux fiscs, de m\u00e9moire historique ou encore d’informations utiles en mati\u00e8re de contentieux. Notons que la proc\u00e9dure d’archivage doit r\u00e9pondre \u00e0 certaines normes internationales garantissant la gestion des archives, la s\u00e9curit\u00e9 des archives, le respect des sch\u00e9mas de classement, le respect du calendrier des archives, la Dur\u00e9e d’utilit\u00e9 administrative (DUA)<\/a> et la s\u00e9curit\u00e9 des supports de stockage.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"